阿保晴彦（おかやすはるひこ）
株式会社一貫堂 常務取締役
間接材購買プラットフォーム「KOBUY」は、導入企業様の業務改善にコミットし、活用すればするほど業務改善が進む仕組みをご提案しています。
KOBUYを導入し、業務効率化、生産性向上を成功させていく導入企業の中には、かつてプラットフォームを導入してうまくいかなかったり、業務改善を実感できなかった「失敗事例」をお持ちの企業もありました。
そこで、KOBUYが導入する際に気を付けている、プラットフォーム導入失敗につながる5つのポイントをご紹介します。
KOBUYを開発し・業務改善とDXの成功をご支援している株式会社一貫堂の常務取締役、阿保晴彦（おかやすはるひこ）がご案内します。
購買プラットフォーム導入の目的には、様々な理由があります。
「生産性向上」や「コンプライアンス強化」、「内部統制」、「DX推進」といった中長期のゴール以上に、導入効果をすぐに実感できる短期的なゴールである「コスト削減」に向きがちです。
しかし目的の中心に置くべきは、
「業務軽減」です。
業務軽減がなければ、前に挙げたあらゆる目的を、達成するだけの「時間」が捻出できないためです。
プラットフォーム導入の成功は、「業務軽減」なくしてあり得ません。では、今導入しているプラットフォームが、きちんと業務を軽減してくれているでしょうか？
購買プラットフォームを導入する際に、そのプラットフォームは、どこまでの業務を担うのでしょうか。
もしも購買業務のみを担うのであれば、購買以外の業務軽減効果を期待することはできません。
例えば、プラットフォームで購入した業者から、紙で請求書が届いたり、税金の関係で数字に差異があり、データをうまく活用できなかったり。
場合によっては、かえって他の部門の業務を増やしたり、重複してしまう結果を生み、敬遠されてしまうこともあるのです。
間接材の購買に関しては、非常に多くの方が携わります。
どんな商品を買うかという選択をする人
それを購入手配する人
納品されたものを検収・検品する人
納品書・請求書が届いた後に、それを財務や原価システムに入力する人
拠点ごとに取りまとめて、本部で仕分け・会計・支払いを行う人
購買に関わる全ての工程を考えると、非常に多くの拠点で多くの方々が触るという業務になるのです。その業務のうち、なくせるものはできる限りなくす。軽減できるものは軽減する。
これが購買プラットフォームの導入する価値であり、業務軽減こそが、KOBUYの提供価値となります。
導入する前に、購買とその前後にある業務を部門横断的に調査・分析し、必要なシステムとの繋ぎこみや重複する作業をなくします。使えば使うほど業務改善が進む仕組みを実現します。
購買プラットフォームを導入することで、コスト削減を狙うことは悪いことではありません。買う物のコスト削減効果を優先すると、思うように成果が上がらず、失敗となってしまいます。
間接材の多くは、数ヶ月に1度購入する、あるいは年１回買うか買わないか、という商品です。かつ、1つずつの単価は数円から数百円という価格のものが少なくありません。
これら1点1点の購入価格にこだわっても、コスト削減効果は数円単位でしかなく、しかもより安いサプライヤーの選定に長い時間がかかってしまうことから、プラットフォーム導入が入り口のところで止まってしまうのです。
プラットフォーム導入によるコスト削減効果の大部分は、商品コストではなく、業務コストにあります。そのため、KOBUYでは業務コストの削減を優先したプラットフォーム導入を行います。
なお、プラットフォームに業務が集約できると、購買データを見える化することができるため、これらの情報を使った単価の見直しや購入先の調整を行うことができるようになります。
業務改善やDXのプロジェクトの多くは、経営層や管理部門から目標が示されることがほとんどです。管理部門主導で目標に合うプラットフォームの導入を進めてしまい、うまくいかないケースが多く見られます。
プラットフォームを使うのは現場の人たちで、彼らがうまく活用できなかったり、運用がうまく回らなくなってしまうと、業務改善が進まないばかりか、せっかくの投資も無駄になってしまうのです。
また、業務改善を行う際に、はじめから改善効果を求める前に、現場の人たちが業務改善に取り組むための「時間」を稼がなければなりません。この視点が抜けていると、せっかく導入したプラットフォームも使ってもらえず、失敗事例となってしまいます。
営業担当とともに、カスタマーサクセスグループが現場の業務を調査し、どうすれば業務が改善されるのか？時間を作り出すことができるのか？を分析します。
時には、これまでの業務のあり方を変えていくことを、ご提案することもあります。
そこで浮き彫りとなった課題を解決することで、どれだけの時間が創出されるのか？また運用をより円滑に進めるにはどうすれば良いのか？現場に寄り添い最適な方法を見つけ出します。
カスタマーサクセスグループは、現場と伴走し、PDCAの設計と実行を含めて、業務改善が現場で起きることを目指します。KOBUYは月額料金やID数による課金を行わないのは、現場の業務改善にコミットすることが理由です。
購買プラットフォームを導入する際、多くのプラットフォームでは、いわゆるEC系の商社へのサプライヤー移行を提案します。実は、プラットフォーム導入とサプライヤーの変更をセットで行うことが、失敗を招く原因を作り出しているのです。
普段から使い慣れたオンラインショッピングの感覚で購買が可能になる点は便利かも知れません。しかし、ネットでは、その現場に即したちょうど良い商品の選定や検索を、すべて買う側が行わなければならず、かえって手間が増えてしまうことがあります。
さらに、建設業や製造業の現場では、入構や納品、安全に関する細かなルールがあります。既存のサプライヤーなら、あらかじめ入構証を取得して、必要な現場の手元まで届けてくれていました。ところがEC系のサプライヤーの場合、多くは、メールセンターや入口までの配送となり、現場の人は頼んだ商品をそこまで取りに行く手間をかけなくてはならなくなります。
こうなると、せっかくプラットフォームを導入しても、ぴったりな商品を見つけられなかったり、買った後の手間が増えるとして、生産性を低下させたり、プラットフォームが使われなくなってしまうのです。
KOBUYを導入するにあたり、調査を通じて現場の方々がどんなサプライヤーと取引をしているのかを調べます。その上で、カスタマーサクセスグループのサプライヤーチームが、既存のサプライヤーとの取引をKOBUYで行えるよう、プラットフォーム参画のご支援を行います。
もしサプライヤーが電子発注に不慣れな場合は、商品データや画像の作成などのご支援を通じて、快適にKOBUYでお取引頂けるよう、サプライヤーのDXを推進して参画いただきます。
こうして、プラットフォームによる生産性向上と、購買にまつわる新たな負荷が発生しない形での導入を進めています。
DXによる生産性向上を目指すのであれば、購買にまつわるすべての業務がプラットフォームで完結すべき。そう考える方も少なくないでしょう。しかし、あらゆる業務をプラットフォームで完結させようという考え方も、導入の失敗原因となっています。
業務のすべてをシステム化しようとすると、システムが業務を完璧に把握し、あらゆるパターンを想定した実装を行わなければならなくなってしまいます。そのため、最終的な詰めの作業、いわゆる「ラストワンマイル」の開発に、非常に大きなコストと時間がかかってしまうのです。
そのため、プロジェクトを始めてから、予算が膨らんでしまったり、開発と検証のサイクルに多大な時間を取られてしまう結果、導入までに数年間をかけてしまうという事例も存在しています。
そこまで詰めに詰めた仕様であったとしても、たくさんの働く人が携わり、また変化が激しい中で、現場での運用がしやすいかどうかは、実際に現場に導入されるまで未知数といえます。せっかく作り上げたプラットフォームが、現場からすると使いにくく、使われていかなくなってしまうのです。
我々がKOBUYを導入する最大の目的は、業務軽減にあります。そのため、プラットフォームが全てを司るのではなく、あくまでも1つの手段であると考えるべきです。
どうすれば、現場の業務を軽減し、創出する時間を最大化できるか？という視点から、運用の仕方を含めて、カスタマーサクセスグループが伴走させていただきます。
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