企業概要
- 教職員数: 1,739人（2022年3月末現在）
- 学生数: 約26,000人
- 教育機関: 大阪工業大学、摂南大学、広島国際大学、常翔学園中学校・高等学校、常翔啓光学園中学校・高等学校
- ウェブサイト: https://www.josho.ac.jp
煩雑だった購入手続き
導入前の課題
KOBUYの導入前、常翔学園では教員が購入希望を申請する際、複雑なプロセスを経ていました。
澤井係長の説明:
本学園では、教員が購入希望をする際、カタログの写しなどで商品を指定してもらい、会計部署が3社から見積もりを取り購入先と金額を決定するプロセスを取っていました。
そのため、「物品が届くまで、最低でも1〜2週間、長い場合は3週間もの時間がかかっており」、教員からは以前から物品購入に時間がかかっている点が指摘されていました。
教員からの指摘
教員からは以下のような意見が寄せられていました:
- 「Amazonでならもっと安く購入できるのに高い値段で購入しなくてはならない」
- 「予算に限りがあるので困る」
- 「納品されるまでに時間がかかる」
- 「見積書と領収書を揃えるため、教員事務室双方のやりとり時間がかかってしまって大変」
また、約800品目の一般的な事務用品、OAサプライ品、日用品、衛生用品、試薬については、年間単価見積で最安値の業者に発注を行っていましたが、その手続きが大変だったとのことです。
導入決定
岡田課長:
導入後のフローを検討した結果、「業務の大幅な削減を見込むことができるため」 KOBUY導入を決めました。
大規模な学園での導入を、KOBUYがサポート
常翔学園は規模が大きく、複数の大学とキャンパス、中学校・高等学校を有するため、会計担当部署は20ヵ所に上りました。このため、KOBUY導入には大きなハードルがありました。
導入時のサポート
澤井係長:
学校法人常翔学園には、大阪工業大学・摂南大学・広島国際大学という3つの大学と、常翔学園中学校・高等学校・常翔啓光学園中学校・高等学校という2つの中学校・高等学校、そして学園の本部があります。しかも大学は2〜3のキャンパスに分かれているため、会計担当の部署は20ヵ所にも上り、KOBUYを導入するにあたり、運用を決める際に大きなハードルとなりました。
その際、「KOBUYのカスタマーサクセス担当者の方が、運用方法や任意コードの設定などの部署間調整を行い、また各会計部署むけに説明会を2回開催し理解を深めることができました」。
さらに、発注者である教員への説明会は3回にわたって開催。Amazonの担当者も招き、既存利用者向けのアカウント移行をサポートしていただいたとのことです。
サプライヤーの拡大
澤井係長:
導入当初、サプライヤーはアスクル、モノタロウ、Amazonビジネスなど、7つのサプライヤーからスタートしました。その後、教員からのリクエストに応える形で、現在では**「15サプライヤーと、倍以上に増えました」**。
定期的に教職員にヒヤリングを実施し、学園ニーズに対応するサプライヤー選定が続いています。
実感する問題解決と、業務における導入効果
常翔学園では、全教員・全事務員へのKOBUYアカウント配布をKPIに設定していました。利用者は右肩上がりに増えており、職員の「時間の使い方が変わる大きな成果」があったとのことです。
教員からの評価
岡田課長:
教員からは 「納期が早まった」「立替の必要がなくなった」 という評価をいただいています。
事務職員からの評価
一方、教員からの発注を処理してきた事務職員からは、「見積もりを取る必要がなくなった」 との声が上がっています。教員が必要としているものを、画面で直接発注するため、事務職員へ購入の依頼をする必要がなくなり、その日に届くものもあります。
時間活用と働き方改革
岡田課長:
KOBUYは時間の使い方の変化に寄与しています。常翔学園は、教育・研究の質を向上し、「選ばれる学校」としてさらなる発展を目指しており、「そのためには時間を作る必要がありました」。
教員は学生指導や研究に時間を充てられるようになり、事務職員はより重要な仕事に時間を割り当てられるようになります。働き方改革の観点では、DXに取り組んでおり、「KOBUYはまさに、業務のDXに寄与していると言えます」。
実際、「KOBUYの導入に連動して、職員の残業時間もかなり減りました」。
今後の展開
今後もサプライヤーの数を増やし、物品購入をよりシンプルにするため、KOBUY活用を拡大していきたいと考えている常翔学園。今後の更なる発展にKOBUYを役立てていくとのことです。